„Wer erfolgreich verkaufen will, muss den Käufer zum richtigen Zeitpunkt, mit den für ihn relevanten Informationen über den richtigen Mix aus Kommunikationsmedien erreichen.“[1] Dieses Zitat ist nur eines von vielen, welches die Anforderungen der Kunden an die Unternehmen heutzutage beschreibt. Durch die Vielzahl an Vertriebskanälen, die den Kunden zur Verfügung stehen, hat sich der einst lineare Kaufprozess zu einem multioptionalen Kaufprozess gewandelt. Die Informationsbeschaffung oder auch der Kauf eines Produktes werden heutzutage über verschiedenste Vertriebskanäle, sowohl online als auch offline vollzogen. Unternehmen stehen somit vor der großen Herausforderung, ihre Produkte mit relevanten Produktinformationen je Vertriebskanal anzureichern, um potenzielle Kunden zu erreichen.
Auf Grundlage dessen stellt sich die Frage, wie die immer komplexer werdenden Daten verwaltet werden können.
Unternehmen arbeiten in diesem Zusammenhang mit sogenannten Product-Information-Management-Systemen. Diese Systeme ermöglichen es, Produktdaten in jeglicher Komplexität zentral zu speichern, aufzubereiten und im Nachgang über Datenexporte in beliebig viele Vertriebskanäle zu verteilen.
Dieser Artikel dient dazu eine Verständnisgrundlage sogenannter „PIM-Systeme“ zu schaffen und die Marktrelevanz dieser Systeme darzulegen.
Aufgaben des PIM-Systems
Eine der Hauptaufgaben eines PIM-Systems stellt die zentrale Speicherung der Produktdaten aus unterschiedlichen Quelldaten dar. Während Preisabfragen sich in Preisinformationssystemen befinden, liegen Artikelstammdatensätze meist im Warenwirtschaftssystem des Unternehmens vor. Zudem umfassen die Produktinformationen heutzutage immer mehr Details, sodass eine Vielzahl an Unternehmen teilweise bis zu zehn verschiedene Systeme nutzt, um die Daten verwalten zu können.[2] Durch eine individuelle Anbindung an jedes System werden alle Produktdaten in das PIM-System übertragen und zentral gespeichert.
Eine weitere wichtige Aufgabe bildet die Produktdatenveredelung.[3] Sind alle Produktdaten in das PIM-System übertragen, werden diese zunächst strukturiert. Jedes Produkt wird in einem PIM-System einmal eindeutig abgespeichert und mithilfe von Automatisierungsprozessen mit sämtlichen Informationen angereichert. Die Pflege der Produktdaten wird dadurch enorm erleichtert.
Eine dritte wichtige Aufgabe umfasst die Zuordnung der Produktdaten in die Vertriebskanäle.[4] Diese werden als Referenzen am Produkt hinterlegt. Somit werden Datenredundanzen vermieden und künftige Datenanpassungen müssen nur einmal vorgenommen werden. Die jeweiligen Vertriebskanäle werden im Anschluss informiert. Somit wird die Aktualität der Produktdaten sichergestellt.
Funktionsweise des PIM-Systems
Ein PIM-System koordiniert grundsätzlich zwei Arten von Daten. Zum einen die Daten aus dem Warenwirtschaftssystem und zum anderen Daten aus dem Marketing- und Vertriebsbereich.[5] Die folgende Grafik, angelehnt an Peter Höschl, verdeutlicht die Funktionsweise.
Ein PIM-System fungiert als Schnittstelle zwischen den bereits bestehenden Systemen in einem Unternehmen und den zu bespielenden Vertriebskanälen. Sämtliche Produktdaten aus den verschiedenen Quellmedien werden in das PIM-System überführt. Da die Daten zunächst unstrukturiert vorliegen werden diese im ersten Schritt strukturiert. Jedes Produkt wird dabei in dem PIM-System genau einmal eindeutig abgespeichert und mit sämtlichen Quellinformationen angereichert. Im Anschluss erfolgt die Veredelung der Daten. Weitere Produktinformationen werden ergänzt und über Automatisierungsprozesse den Daten zugeordnet. Liegen alle Produktinformationen zentral und redundanzfrei vor, erfolgt die Aufbereitung der Daten für die jeweiligen Vertriebskanäle. Je nach Vertriebskanal können die Produktdaten voneinander abweichen, sodass diese unterschiedlich aufbereitet werden müssen. Mit Hilfe von Export-Templates, sogenannten Mustervorlagen für verschiedene Daten, die mit Inhalt befüllt werden können, werden die Daten aufbereitet und verarbeitet. Im Anschluss können die Daten direkt aus dem System genutzt werden.
Relevanz am Markt
Der Begriff Product Information Management wurde erstmals 2002 am Markt bekannt. Mittlerweile können Unternehmen die Komplexität ihrer Produktdaten kaum noch selbst verwalten, sodass die Relevanz von PIM-Systemen stark gewachsen ist. Im Zuge dessen wurden zwei Studien näher betrachtet. Zum einen die Studie der Lucas Nülle Consulting & Partner aus dem Jahr 2007, die den Markt von DACH-Anbietern nennenswerter PIM-Lösungen betrachtet hat.[6]
Wie Abbildung 2 verdeutlicht, stellen sowohl die Heiler Software AG als auch die Stibo Catalog GmbH mit ihren Systemen laut Studie die größte Erfahrung und somit auch die beste Qualität am Markt dar. Zwar sind andere Unternehmen wie die SAP Deutschland AG international breiter aufgestellt, liefern aber qualitativ dennoch nicht den Umfang wie die beiden vorab genannten Anbieter. Es wird also deutlich, dass bereits 2007 einige Anbieter von PIM-Lösungen am Markt vorhanden waren, diesen aber die nötige Erfahrung fehlt, sodass die Qualität meist nicht den Marktansprüchen genügte.
Dieses Ergebnis wurde anhand des Ventana Research Index aus dem Jahr 2015 ergänzt.[7]
Dieser ermittelt inwiefern Software-Anbieter die Bedürfnisse der Unternehmen nach einem gut zu nutzendem PIM-System decken und setzt sich aus zwei Hauptkategorien zusammen. Zunächst wird das Produkt, also das PIM-System an sich betrachtet. Des Weiteren wird die Kundensicherheit, hier die Unternehmen die das PIM-System nutzen untersucht. Abbildung 3 verdeutlicht, dass die Stibo Systems und Informatica mit ihren PIM-Lösungen die Marktführer darstellen. Da die Heiler Software AG im Jahr 2007 von Informatica aufgekauft wurde und Stibo Catalog GmbH sich in Stibo Systems umbenannt hat, wird das Ergebnis der Lucas Nülle Consulting & Partner gefestigt. Die Marktführerschaft hat sich innerhalb der letzten Jahre kaum verändert.
Open-Source vs. Lizenz-Systeme
Hinsichtlich der Auswahl eines PIM-Systems kann grundsätzlich zwischen zwei Arten von PIM-Systemen, den Open-Source- und Lizenz-Systemen unterschieden werden.
Open-Source-Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass der Quellcode der Software frei genutzt und auch verändert werden kann. Da der Quellcode alle relevanten Informationen und Funktionen einer Software als Programmiersprache vereint, ermöglichen diese Daten einen entscheidenden Einblick in die Funktionsweise des Systems.[8]
Obwohl bereits einige Open-Source-Systeme mit dem Funktionsumfang von Lizenz-Systemen mithalten können, gilt es einige Aspekte bei der Wahl zu beachten. Aufgrund der kostenfreien Nutzung des Quellcodes ist die herstellerseitige Unterstützung der Implementierung des Systems im Unternehmen nicht gewährleistet. Zudem wird auch die Weiterentwicklung des Systems ausschließlich von den Nutzern selbst beeinflusst. Somit wird ein technisches Verständnis der Nutzer vorausgesetzt.[9]
PIM-Lösungen auf Basis lizenzpflichtiger Softwares sind hingegen von Beginn an mit Kosten verbunden. Diese können je nach Funktionsumfang mehrere 100.000 Euro betragen. Im Zuge der Kosten stehen dem Nutzer aber auch Vorteile gegenüber. Lizenzpflichtige Systeme verfügen meist über umfangreichere Funktionen als Open-Source-Systeme. Auch herstellerseitig werden die Nutzer bei der Implementierung und auch darüber hinaus unterstützt.[10] Jedoch kann es auch hier zu überflüssigen Kosten kommen, wenn vorhandene Funktionen nicht von dem Nutzer in Anspruch genommen werden.
Generell lässt sich also keine grundsätzliche Empfehlung für eine Art der Software aussprechen. Unternehmen müssen je nach gewünschtem Funktionsumfang, vorhandenem Budget und Know-How im Unternehmen individuell abwägen, welches System am ehesten den Anforderungen entspricht.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Relevanz von PIM-Systemen stetig wächst. Unternehmen sind ohne die Unterstützung solcher Systeme kaum noch in der Lage die Komplexität der Produktdaten zu bewältigen. Somit stellen der Zeit- und auch der Kostenaufwand zur Implementierung eines solchen Systems eine lohnende Investition in die Zukunft dar
Quellen:
[1] Vgl. Schwarz, Franz (2015): Aufgaben und Nutzen von PIM-Systemen
[2] Vgl. Hütel, Christian (2011): PIM 360° – Return on Investment von Produktdaten
[3] Vgl. Ullrich, Ingo / Sommerfeld, Thomas: Mit PIM dem Wettbewerb immer eine Nasenlänge voraus
[4] Vgl. o.V. (2015): Was ist ein PIM-System? Definition Product Information Management
[5] Vgl. Rolfes, Heinrich: Was ist ein PIM-System?
[6] Vgl. Lucas-Nülle, Thomas: Unternehmens- und Produktkommunikation mit Product Information Management und Master Data Management, 2007
[7] Vgl. Ventana Research: Product Information Management 2015 – Market Report
[8] Vgl. o.V.: Im Blickpunkt – Open Source
[9] Vgl. Henning, Henningsen (2015): Die lange Geschichte von der Auswahl eines PIM-Systems
[10] Vgl. Braun, Gabriele / Schwarz, Torsten (2015): PIM und E-Commerce – Kleines 1×1 der Integration